Fünf Module. Eine Lösung.

Alle eingehenden Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen: E-Mail, Fax und Anrufbeantworter. Lokale KI klassifiziert jeden Eingang in Sekunden, formuliert einen Antwortvorschlag, und die MFA übernimmt mit einem Klick oder passt an. Die Klassifikation läuft lokal auf Ihrem Server.

Dringlichkeit erkennt das System anhand semantischer Muster. Eine Nachricht mit „akuter Atemnot" bekommt automatisch ein rotes Notfall-Flag, noch bevor sie geöffnet wird. Eigene Kategorien und Regeln können Sie über die UI oder direkt im Lumen-Chat definieren. Korrigierte Kategorien fließen in künftige Klassifikationen ein.

Läuft Ihr Posteingang bereits über ein Praxisverwaltungssystem, ordnet Klarvus die Nachrichten direkt der passenden Akte zu: mehr dazu unter PVS-Anbindung.

Diktat: Sprechen statt tippen

Wählen Sie eine Vorlage (Arztbrief, Konsultation, Freitext) oder beginnen Sie freier. Die Live-Transkription läuft über lokale Spracherkennung, die automatische Formatierung entfernt Füllwörter und setzt Satzzeichen. Eigene Fachwörter hinterlegen Sie vorab; sie wirken in Spracherkennung und Zusammenfassung.

Diktat-Vorlagen lassen sich strukturieren. Lumen kann Vorlagen für Sie anlegen oder bestehende anpassen, wenn Sie es im Chat beschreiben.

Aufnahme: Gespräche dokumentieren

Stimmt der Patient zu, wird die Einwilligung als separates Audio nach Stand der Technik verschlüsselt aufbewahrt (DSGVO Art. 7-Nachweis). Das Gespräch selbst läuft ephemer durch den Speicher: live transkribiert, im Sekretärin-Modus zusammengefasst, vom Arzt korrigierbar. Nach Freigabe wird der Audio-Puffer verworfen. Übrig bleibt der Text.

Was Klarvus nicht macht: Diagnosen vorschlagen, Therapien empfehlen, medizinisch urteilen. Das ist und bleibt Ihre Aufgabe.

Team stempelt direkt in der Oberfläche ein und aus, auch füreinander: wer am Empfang steht, bucht die Kollegin gleich mit. Ein zusätzliches Hardware-Lesegerät braucht es nicht. Pausen setzt das System automatisch nach den hinterlegten Regeln. Urlaub, Krankmeldungen, Fortbildung und Kinder-Krank werden in einer einheitlichen Abwesenheits-Übersicht verwaltet; Urlaubsanträge und Überstunden prüfen und genehmigen Admins.

Eingehende Krankmeldungs-Mails werden automatisch erkannt und der zuständigen Person zur Bestätigung vorgelegt. Kein manuelles Übertragen aus dem Mail-Programm in die Personalliste. Überstunden werden pro Person fortlaufend erfasst und sind für Admins jederzeit einsehbar. Pausen und Höchstarbeitszeit überwacht das System live nach ArbZG; Bereiche, Urlaubsregeln und Carryover lassen sich pro Praxis konfigurieren. Monatlicher Export für den Steuerberater via DATEV.

Termine erinnern, Rückfragen beantworten, Unterlagen nachfordern: Patientenkommunikation kostet jeden Tag Zeit, ohne medizinisch anspruchsvoll zu sein.

Terminerinnerungen verschickt Klarvus selbst. Sie gehen vor dem Termin heraus, damit weniger Patienten unangekündigt fehlen. Zu jeder eingehenden Nachricht liegt im Posteingang bereits ein Antwortvorschlag, formuliert im Ton Ihrer Praxis, mit den Textbausteinen, die Sie ohnehin verwenden.

Antworten gehen erst nach Freigabe raus. Jede Antwort auf eine Patientennachricht geht durch die Hand einer MFA, die bestätigt, anpasst oder verwirft. Was Ihre Praxis inhaltlich nach außen schreibt, bleibt damit unter Ihrer Kontrolle: Klarvus schreibt den Entwurf, Ihr Team entscheidet.

Wenn ein Patient nach Art. 15 Auskunft verlangt oder nach Art. 17 gelöscht werden möchte, stehen Sie nicht allein da. Klarvus findet alle Daten in Mails, Sitzungen und Akten, exportiert sie strukturiert und löscht sie rückstandsfrei.

Jeder Schritt wandert automatisch ins Audit-Log mit 10 Jahren Retention. Genau das, was Ihr Datenschutzbeauftragter sehen will.